عندما يكون عملك في تشييد المباني، فإن إكمال المشروع في الوقت المحدد بجانب التحكم في تكاليف البناء يعد أمرًا ضرورويًا للبقاء في المنافسة داخل صناعة البناء، ومع ذلك، قد يكون هناك زيادات فوق الميزانية الموضوع سواء كنت تبني منزلًا جديدًا أو ترمم مبنى قديمًا، أو حتى في تنفيذ أكثر المشروعات المخطط لها جيدًا.
ولجعل مشروع البناء ناجحًا، فإن ذلك يحتاج أكثر من مجرد عمالة ماهرة ومواد ذات جودة عالية، كما يتطلب إلى إدارة جيدة، مثل القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالميزانية، ولكن لسوء الحظ، غالبًا ما تتجاوز مشروعات البناء الميزانية أو تتأخر بسبب ظروف غير متوقعة.
ومن خلال هذه المقالة، سوف نستكشف الأسباب الأكثر شيوعًا لزيادة التكاليف الموضوعة لمشاريع البناء لتجنبها، كما سنناقش خلال السطور التالية أيضًا كيفية تأثير كل هذه العوامل على المشروعات المختلفة - بدءًا من المشروعات التجارية وصولاً إلى تجديد منازل الأسرة الواحدة - وسنشير إلى بعض الاستراتيجيات الرئيسية لتقليل آثارها.
- وثيقة نطاق عمل غير مكتملة أو دقيقة
تعد وثيقة نطاق العمل وصفًا كاملاً للأعمال التي يتعين القيام بها، وهو بمثابة عقد، وبمجرد أن يكون لديك فهمًا واضحًا لجميع ما يحتاجه مشروعك لتنفيذه، يمكنك إنشاء مخطط تفصيلي يتضمن المعدات واحتياطات السلامة وتفاصيل الميزانية والجداول الزمنية، وبهذه الطريقة لن يشعر أي شخص بالارتباك بشأن ما يجب أن يقوم به.
وقد تحدث تجاوزات في التكلفة الموضوعة عادةً عند إدخال بعض التغييرات على العمل أثناء سير المشروع، والتي لم يتم تضمينها في نطاق المشروع الأصلي، وربما يكون ذلك بسبب سوء الفهم بين العملاء والمقاولين فيما يتعلق بما تم تضمينه في وثائق العقد الأصلية أو نتيجة للأخطاء التي تم ارتكابها خلال مراحل التخطيط والتصميم من قبل مديري المشروعات والمهندسين المعماريين المشاركين في مشاريع البناء.
- عدم دقة تقدير التكلفة
عندما يتعلق الأمر بمشروعات البناء، فإن تقدير التكلفة يعتبر جزءًا مهمًا من مرحلة التخطيط، وقد تتساءل عن ضرورة ذلك إذا كان المقاول الخاص بك قد نفذ مشروعًا مشابهًا. الإجابة ببساطة، وهي أن كل مشروع يختلف عن الآخر باختلاف تحدياته وعقباته الخاصة التي يجب وضعها في الحسبان أثناء مراحل بناء المشروع.
بالإضافة إلى أن تقدير التكلفة يعد عنصرًا ضروريًا في جميع مراحل المشروع، إلا أنه يساعد أيضًا في إعداد الميزانية والتخطيط للأمور الطارئة وغير المتوقعة. ومن خلال معرفة حجم الأموال التي ستحتاجها قبل بدء المشروع، يمكنك التخطيط مسبقًا لذلك لتجنب المفاجآت أثناء البناء أو تخطي التكلفة الموضوعة (وهو ما يحدث في كثير من الأحيان).
- سوء التخطيط
يمكن أن يؤدي التخطيط السيء إلى زيادة التكاليف الموضوعة مسبقًا، بالإضافة إلى انخافض الجودة والتأخير والنزاعات، كما يمكن أن يؤدي سوء التخطيط إلى إعادة العمل أو فشل المشروع، وانخفاض معدلات الانتاج لأن بعض هذه المشكلات ستحدث بسبب عدم وجود المواد المناسبة في الموقع أو تأخر تسليم المشروع بسبب ظروف غير متوقعة، وهذا يعني أن عدد الموارد المتاحة للاستخدام في المشروع قليل وأن الوقت المتبقي أقل قبل شحنها مرة أخرى للموقع بسبب نقص المساحة أو لضيق الوقت.
إن السبب الرئيسي لفشل المشروعات هو التخطيط لها بشكل سيء منذ المراحل الأولى وما بعدها، وقد يحدث هذا حتى في حالة عدم وجود مشكلات أخرى أثناء عملية البناء (مثل سوء الأحوال الجوية).
في الواقع ، على الرغم من وجود العديد من الأسباب لارتفاع التكاليف عن ما تم تحديده في الأصل في الميزانية، فمن المهم معرفة حجم الأموال الإضافية التي يحتمل أن تكون مطلوبة في المستقبل.
- سوء التصميم
يعد التصميم السيئ أو الردئ مساهمًا رئيسيًا في تجاوز التكاليف الميزانية الموضوعة، لأنه يتطلب تكاليف إضافية للمواد المضافة أو للعمالة التي تعمل على إصلاحه، وبالتالي تأخير عملية البناء، وهو مايعني إضافة تكاليف أخرى.
وتعتبر مرحلة التصميم باهظة الثمن، غالبًا ما تتضمن العديد من المهندسين المعماريين والمقاولين الذين يعملون معًا في المشروع، وهو ما يجعل من الصعب على جميع المشاركين في عملية التصميم أن يجتمعوا وجهًا لوجه لاتخاذ جميع القرارات بشأن تصميم المشروع، مما يؤدي إلى ضعف التواصل بينهم، وهو ما يؤدي إلى تجاوز التكاليف.
- الجدولة السيئة
الجدولة السيئة هي أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لتجاوز التكاليف في مشروعات البناء، كما إنها أيضًا واحدة من أسهل المشكلات التي يجب معالجتها، لكن في بعض الأحيان، يكون ذلك غير كافيًا لتجنب تكاليف التأخيرات لاحقًا.
وتتعد أسباب تجاوزات الجدول الزمني كالتالي:
- التغييرات في نطاق العمل أو التصميم أثناء مرحلة التطوير (تعتبر مشكلة عندما يكون النطاق غير مخطط له).
- المشكلات البيئية مثل سوء الأحوال الجوية أو التأخير التنظيمي غير المتوقع.
لإكمال أي مشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية الموضوعة، عليك جدولة جميع أعمالك، ويشتمل ذلك تعيين الأحداث الرئيسية وتحديد المهام المجدولة بحسب أهميتها في المشروع، ولكن إذا لم يكن لديك جداول زمنية محددة، فمن المؤكد أن شركة الإنشاءات الخاصة بك ستجد صعوبة في الاستمرارية للقيام بمهامها.
علاوةً على ذلك، عليك التأكد من أن الجميع يعرف ما يتعين عليهم القيام به في كل مرحلة حتى لا تكون هناك أي مفاجآت أو تأخير عند محاولة الحفاظ على سير جميع الأمور بسلاسة.
- أمر التغيير
تعد أوامر التغيير عملية شائعة في مشروعات البناء، وقد تنتج عن تغيير في التصميم أو نطاق العمل أو الجدول الزمني أو تغيير في المواد المستخدمة، وستؤدي هذه التغييرات التي تؤثر على الوقت والتكاليف إلى زيادة التكلفة النهائية لمشروعك.
إذا كنت ترغب في إدارة التغييرات بشكل فعال، من المهم التأكد من مشاركة جميع أصحاب المصلحة بفريق عملك في وقت مبكر بما يكفي لتقديم المعلومات والتعليقات تجاه أي مشكلة واقعة أو محتملة قبل أن تتضخم في وقت لاحق.
أيضًا، من المهم أن تتعقب هذه التغييرات وتأثيرها على التكاليف والجداول الزمنية بحيث يمكنك إجراء تعديلات إذا لزم الأمر بناءً على ما وقع أثناء التنفيذ وليس بعده.
- التضخم
التضخم هو الزيادة المستمرة في المستوى العام لأسعار السلع والخدمات، نتيجةً لزيادة المعروض أو المخزون النقدي، مما يؤدي إلى انخفاض الطلب بسبب ارتفاع الأسعار. إن المعدل الذي يحدث عنده التضخم يسمى معدل التضخم أو مؤشر أسعار المستهلك (CPI). إذا ارتفع هذا المعدل بسرعة كبيرة، سيضر بالمجتمع لأنه يخلق حالة من عدم اليقين تجاه شراء المواد بالدين ويجعل من الصعب التخطيط للمستقبل.
وفي السياق نفسه، قد يحدث التضخم أيضًا عندما يكون هناك ضعف في الإنتاجية داخل الاقتصاد، وهذا يعني أن العمال غير قادرين على الانتاجية بنفس القدر والجودة كما في السابق بسبب عوامل مثل التغييرات التكنولوجية أو التغييرات في كيفية عمل أسواق العمل. وقد يؤدي هذا إلى ارتفاع الأجور مع انخفاض الأرباح، مما يجعل الشركات التي تبيع المنتجات المحلية - عكس الشركات العالمية - تصبح أقل قدرة على المنافسة في الأسواق العالمية لأن المستهلكين الأجانب يمكنهم شراء منتجات مماثلة بسعر أرخص من تلك المنتجة محليًا.
- التأخير في السداد بسبب مشكلات المقاول
يعتبر أحد الأسباب الأكثر شيوعًا لتخطي التكاليف الميزانية الحددة في مشروعات البناء، هو التأخير في المدفوعات بسبب مشاكل المقاول، وذلك عندما لا يتلقى المقاول أجرًا مقابل العمل الذي تم الانتهاء منه، مما يدفعه إلى إيقاف العمل في المشروع. وبالتالي، سيؤدي وقف الأعمال إلى تأخيرات وارتفاع تكاليف الخدمات والمواد. بالإضافة إلى ذلك، إذا تلقى المقاول مدفوعات متأخرة عن الموعد المحدد، فقد يقوم بتوظيف المزيد من العمال وهو ما سيرفع تكاليف العمالة.
- تجاوز تعقيدات المشروع المستويات العادية
قد يتضمن المشروع مستوى من التعقيد يتجاوز ما يتم مواجهته عادةً في القطاع الصناعي. على سبيل المثال، قد يكون مشروع بناء مصفاة نفط أكثر تعقيدًا من مستشفى أو مبنى مكاتب بنفس الحجم، ويرجع ذلك إلى ضرورة اتباع اللوائح البيئية الصارمة والتأكد من أن مواد البناء آمنة للاستخدام في الموقع، وقد يؤدي هذا المستوى المتزايد من التعقيد إلى تكاليف إضافية بسبب:
- قضاء وقت إضافي في وضع الخطط والإجراءات للعمل.
- زيادة متطلبات التدريب للعمال.
- هناك حاجة إلى إشراف إضافي أثناء البناء.
من الممكن أن يتسبب مشروع البناء المعقد في زديادة التكلفة، وقد يأتي هذا التعقيد من المشروع نفسه، أو من إدارته، كالتالي:
- يشير المشروع المعقد إلى مدى تعقيد المبنى الخاص بك، لذا إن كنت تقوم ببناء ناطحة سحاب، فإن التكلفة ستكون أكثر مما لو كنت تضيف ببساطة إلى منزل موجود.
- التعقيد في إدارة المشروع يعني المزيد من المشاركين في تخطيط وتنفيذ مشروعك أكثر مما لو كنت تفعل شيئًا أبسط مثل إعادة تصميم حمامك، وهو ما يؤدي إلى زيادة النفقات العامة عن طريق إضافة مزيدًا من الأشخاص بحاجة إلى الدفع لهم وتدريبهم، كما يخلق فرصًا لسوء التواصل.
على سبيل المثال، لا يعرف أعضاء الفريق ما فعله كل عضو في الفريق، مما يزيد التكلفة عن طريق التسبب في تأخير مواعيد التسليم النهائية أو غيرها من المشاكل المتعلقة بمراقبة الجودة مثل العيوب.
- التعقيد في التصميم يعني أن شخصًا ما يحتاج إلى تدريب إضافي قبل أن يتمكن من بدء العمل على مهام معينة ضمن وصف وظيفته، مما يتطلب تكاليفًا للتدريب فضلاً عن الوقت المهدر بسبب التأخير لتجربة التقنيات الجديدة.
- قد تتعقد عملية المشتريات عندما يتأخر مقاول أو أكثر من الباطن بسبب مشكلات تتعلق بتسليم المواد التي يحتاجونها لأعمال الإنتاج، أو قد يحتاج مورد آخر إلى وقت إضافي لأن مصنعه قد تضرر بسبب الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات أو الزلازل، و ربما هناك تغييرات في أسعار الصرف تؤثر على تكاليف تحويل العملات الأجنبية، مثل (تعاقد الشركات الأسترالية من الباطن لتنفيذ مشروعات خارجية).
التكاليف المخفية هي تلك التي لا يتم تضمينها دائمًا في التقدير الأولي لتكلفة المشروع. يمكن أن تشمل هذه أشياء مثل تكاليف المواد والمعدات ، والعمالة ، وتكاليف النقل ، وأقساط التأمين (بما في ذلك تعويض العمال) ، وفواتير المرافق ، ونفقات الصيانة.
- عدم مراعاة التكاليف الخفية
التكاليف الخفية هي التي لا يتم تضمينها دائمًا في التقدير الأول لتكاليف المشروع، ويمكن أن تشمل هذه أشياء مثل تكاليف المواد والمعدات، والعمالة، والنقل، وأقساط التأمين (بما في ذلك تعويض العمال)، وفواتير المرافق، ومصروفات الصيانة.
قد تشمل أيضًا رسوم إشراف للمهندسين المعماريين لمراقبة التقدم في الموقع، والرسوم الإدارية لتتبع جميع الأطراف المشاركة في المشروع، وتكاليف الجودة لضمان الامتثال للمعايير المنصوص عليها في قوانين البناء أو الأكواد، بالإضافة إلى احتياطات السلامة مثل تأجير السقالات أو المعدات المتخصصة مثل أحزمة الحماية من السقوط.
بالطبع، لا تكون التكاليف الخفية أخبارًا سيئة دائمًا - فقد تمثل قيمة جيدة إذا ساعدت في ضمان الامتثال للوائح أو تقديم خدمات إضافية تضيف قيمة إلى منزلك (مثل تصميم المناظر الطبيعية). لذلك، من المهم أن تدرك ما هي الإضافات غير المتوقعة حتى تتمكن من التخطيط وفقًا لذلك عند تقديم العطاءات لمشروعك التالي.
- إدارة غير فعالة في الموقع
تعد الإدارة غير الفعالة في الموقع سببًا شائعًا لتجاوز التكاليف في مشروعات البناء يعد وجود مدير فعال في الموقع أمرًا ضروريًا، لأنه سيكون بمثابة نقطة الاتصال الأساسية للتواصل مع المقاول.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تغيير بعض جوانب نهج المشروع أو المواد ولكنك غير متأكدًا من كيفية القيام بذلك، يمكن لمديرك في الموقع أن يساعدك خلال عملية التفاوض مع المقاول.
إن أفضل المدراء هم أولئك الذين لديهم فهم جيد لما هو مطلوب للوظيفة وقادرين على إيصال ذلك بفاعلية لجميع المشاركين في المشروع، كما يحتاجون أيضًا إلى مهارات شخصية قوية حتى يتمكنوا من العمل بشكل جيد مع أشخاص من خلفيات وثقافات مختلفة.
وتعد الإدارة الفعالة في الموقع مهارة مهمة نظرًا لأن العديد من المتعاقدين يأتون من دول مختلفة وقد لا تكون اللغة الإنجليزية هي لغتهم الأم.
كيفية منع تجاوز تكلفة البناء
يعد السبب الرئيسي لتجاوز تكاليف البناء هو أن مشروعات البناء لم يتم التخطيط لها وجدولتها بشكل صحيح، مما يؤدي إلى العديد من المشاكل، مثل عدم كفاية الأموال، وعدم التنسيق بين أفراد المشروع وقلة التواصل بينهم.
تكمن مشكلة مشروعات البناء في أنها قد تكون غير مخططة ومجدولة بشكل صحيح، وهو ما قد يؤدي إلى العديد من المشاكل مثل عدم كفاية ساعات العمل والمواد المستخدمة في المشروع، وبالتالي زيادة في تكاليف البناء. من الضروري لمدير المشروع التأكد من تحديد ساعات العمل والمواد المناسبة للمشروع.
إن الطريقة الأفضل لتجنب هذه المشاكل؛ أن يكون لديك إدارة مناسبة للموقع، ويتضمن ذلك التأكد من تسليم جميع المواد في الوقت المحدد حتى لا تكون مشكلة في وقت لاحق، فضلاً عن إجراء تقدير مناسب للتكلفة قبل بدء العمل في الموقع.
ولمنع تجاوز تكايف البناء، يجب أن يكون لديك الأدوات المناسبة، وإليك بعضها:
برنامج تقدير التكلفة: يمكن تقدير تكاليف البناء باستخدام إما البيانات التاريخية أو التوقعات المستقبلية وفقًا لمعايير مشروعك، وللتديل على ذلك، قد يستخدم المهندس المعماري برنامجًا مثل «ريفيت» (Revit) لحساب تكاليف المواد من خلال تحليل البيانات التاريخية حول تكلفة كل قدم مربع من مساحة الأرض مع كل نوع من المواد المستخدمة في المشروعات السابقة.
على الجانب الآخر، يمكن للمهندس المعماري أيضًا إنشاء تقديراتهم الخاصة بناءً على معدلات العمالة المتوقعة وأي تكنولوجيا أو عمليات جديدة سيتم تنفيذها خلال هذا المشروع المحدد، وفي كلتا الحالتين، هذه كلها خيارات جيدة للتأكد من ضبط ما ستنفقه قبل البدء في أعمال البناء.
برنامج إدارة المشروعات: يجب عليك أيضًا التأكد من أن فريقك يمكنه الوصول إلى شكل من أشكال برامج إدارة المشاريع حتى يتمكن الجميع من التعاون معًا بسهولة في جميع المراحل مثل الميزانيات أو الجداول الزمنية، وهو ما سيبقي الجميع على اطلاع بما يحدث في جميع المراحل دون الحاجة إلى الكثير من النفقات العامة.
وفي سياق متصل، تسمح لك برامج إدارة المشروعات بتتبع جميع الأنشطة في أي وقت، والقضاء على الأخطاء البشرية والاختناقات العملية من الحدوث مرة أخرى خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع من التخطيط حتى الانتهاء.
كما يجب عليك التأكد من أن البرنامج متوافق مع أي تطبيق آخر يستخدمه الأعضاء الآخرون في فريقك مثل عملاء البريد الإلكتروني، وجداول البيانات وغيرها.
الخلاصة
مما سبق، يتبين لك أن هناك الكثير من العوامل المختلفة التي تؤدي إلى زيادة التكاليف في مشاريع البناء، ومن المهم تحديدها ومحاولة حلها في مبكرًا قبل البدء في المشروع.
إذا كنت تعمل في مشروع بناء بنفسك، سيكون من المفيد لك أن تكون قد مررت بهذه العملية من قبل، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك، فتحدث على الأقل مع المقاول الخاص بك مسبقًا حول ما قد يسبب لهم مشاكل في المستقبل لمنع حدوثها لاحقًا.